I contratti rappresentano uno degli strumenti fondamentali attraverso i quali un’impresa organizza la propria attività. Forniture, servizi, collaborazioni, distribuzione, consulenze e rapporti continuativi con clienti e partner si basano su accordi che stabiliscono diritti, obblighi, tempi e responsabilità delle parti. Quando questi elementi non vengono definiti con sufficiente precisione, il rischio di controversie può aumentare considerevolmente.
La consulenza di un professionista come l’Avvocato Manuel Macrì può essere utile sia nella fase di redazione e verifica dei contratti commerciali, sia quando una delle parti non rispetta gli impegni assunti. La tutela dell’impresa, infatti, non comincia nel momento in cui nasce un contenzioso: una parte importante del lavoro consiste nel prevenire i problemi attraverso accordi costruiti correttamente e coerenti con le caratteristiche del rapporto commerciale.
Perché un contratto commerciale deve essere costruito sul rapporto concreto
Uno degli errori più frequenti consiste nell’utilizzare modelli standard per disciplinare rapporti che, nella realtà, presentano caratteristiche molto differenti.
Un contratto trovato online o utilizzato in precedenza può rappresentare una base di partenza, ma non necessariamente contiene tutte le clausole necessarie per proteggere adeguatamente l’impresa.
Ogni rapporto commerciale presenta infatti elementi specifici: valore economico, durata, modalità di esecuzione della prestazione, termini di pagamento, responsabilità delle parti e conseguenze di eventuali ritardi.
Un contratto efficace dovrebbe quindi descrivere in modo chiaro che cosa deve essere fatto, entro quali termini e a quali condizioni.
Più gli obblighi risultano definiti, minore sarà lo spazio per interpretazioni contrastanti nel momento in cui sorga una contestazione.
Inadempimento contrattuale: quando una parte non rispetta gli accordi
L’inadempimento si verifica quando una delle parti non esegue correttamente le obbligazioni assunte.
Nel mondo delle imprese le situazioni possono essere molto diverse. Un cliente può non pagare una fattura, un fornitore può consegnare in ritardo, una prestazione può essere eseguita soltanto parzialmente oppure il servizio ricevuto può non corrispondere a quanto stabilito.
Non tutte le violazioni, tuttavia, hanno la stessa importanza.
Prima di assumere iniziative è necessario analizzare il contratto, la natura dell’obbligazione, la condotta delle parti e la documentazione disponibile. Occorre inoltre comprendere se l’inadempimento possa essere risolto attraverso una richiesta di adempimento oppure se abbia assunto una gravità tale da rendere necessario valutare strumenti differenti.
La gestione del problema dovrebbe essere sempre proporzionata agli interessi economici coinvolti e all’obiettivo che l’impresa intende raggiungere.
Diffida ad adempiere e tutela del creditore
Quando una controparte non rispetta gli accordi, il primo intervento può consistere in una comunicazione formale attraverso la quale viene richiesto l’adempimento dell’obbligazione.
In determinate circostanze e nel rispetto dei relativi presupposti, l’ordinamento prevede anche lo strumento della diffida ad adempiere, attraverso il quale viene assegnato alla controparte un termine per eseguire quanto dovuto, con gli effetti stabiliti dalla legge.
Non bisogna però confondere una semplice e-mail di sollecito con un atto predisposto nell’ambito di una precisa strategia giuridica.
La scelta dello strumento deve dipendere dal tipo di contratto, dalla violazione contestata e dall’obiettivo perseguito.
Un’impresa potrebbe, ad esempio, voler ottenere l’esecuzione della prestazione perché il rapporto con il fornitore resta strategico. In un altro caso potrebbe invece non avere più interesse a proseguire il rapporto e voler valutare la possibilità di sciogliersi dal contratto.
Sono situazioni differenti che richiedono approcci differenti.
Risoluzione del contratto e richiesta di risarcimento
Quando l’inadempimento assume determinate caratteristiche, può entrare in gioco la risoluzione del contratto.
La risoluzione determina lo scioglimento del rapporto nei casi e secondo le modalità previste dall’ordinamento e dagli eventuali accordi contrattuali.
Anche in questo caso è importante evitare automatismi. Prima di interrompere unilateralmente un rapporto commerciale è opportuno verificare se ne esistano effettivamente i presupposti.
Una decisione adottata senza un’adeguata analisi potrebbe infatti generare a sua volta contestazioni da parte della controparte.
Accanto alla risoluzione può inoltre sorgere il tema del risarcimento del danno derivante dall’inadempimento. La semplice esistenza di una violazione contrattuale non significa tuttavia che qualsiasi importo richiesto possa essere automaticamente riconosciuto.
È necessario valutare il danno effettivamente subito e il rapporto tra la condotta contestata e le conseguenze economiche lamentate.
Clausole contrattuali che possono ridurre il rischio di controversie
Una buona attività di prevenzione passa attraverso l’inserimento di clausole adeguate al rapporto commerciale.
Tra gli aspetti che meritano particolare attenzione rientrano i termini di pagamento, le modalità di consegna, le procedure per contestare eventuali difformità, la durata dell’accordo e le condizioni per il recesso o la cessazione del rapporto.
In determinate operazioni possono risultare rilevanti anche clausole relative a penali, riservatezza, proprietà intellettuale, esclusiva, responsabilità e foro competente, sempre da valutare alla luce della disciplina applicabile.
L’obiettivo non dovrebbe essere quello di creare un contratto inutilmente complesso, ma di disciplinare con chiarezza gli aspetti che potrebbero diventare oggetto di conflitto.
Anche le procedure operative meritano attenzione. Stabilire, ad esempio, entro quanto tempo una parte debba segnalare determinate problematiche può contribuire a rendere più ordinata la gestione del rapporto.
L’importanza di conservare documenti e comunicazioni
Un contratto non vive isolato dal resto della relazione commerciale.
Preventivi, ordini, e-mail, messaggi, conferme di consegna, fatture e comunicazioni successive possono assumere particolare importanza se nasce una controversia.
Per questo motivo le imprese dovrebbero adottare procedure che consentano di conservare in maniera ordinata la documentazione relativa ai rapporti contrattuali.
Molti problemi emergono quando, a distanza di mesi o anni, diventa necessario ricostruire ciò che era stato concordato e l’impresa non dispone più delle comunicazioni necessarie.
Anche eventuali modifiche alle condizioni originarie dovrebbero essere documentate. Se le parti decidono di cambiare termini, prezzi o caratteristiche della prestazione, lasciare tutto a conversazioni informali può creare difficoltà successive.
Negoziare una soluzione prima del contenzioso
Quando nasce una controversia commerciale, il processo non rappresenta necessariamente la prima o l’unica soluzione.
In molti casi può essere utile verificare se esistano margini per una composizione negoziale della controversia.
Un accordo può permettere alle parti di ridurre tempi, costi e incertezza, soprattutto quando esiste ancora un interesse alla prosecuzione del rapporto commerciale.
La trattativa deve però essere condotta tenendo conto della posizione giuridica dell’impresa. Conoscere i propri diritti, gli eventuali punti deboli della documentazione e le conseguenze delle diverse alternative consente di negoziare con maggiore consapevolezza.
Se invece un accordo non è possibile, diventa necessario valutare la tutela giudiziale sulla base degli elementi disponibili.
Contratti più solidi per proteggere il valore dell’impresa
La gestione dei contratti commerciali non dovrebbe essere considerata una semplice attività burocratica. Ogni accordo può avere un impatto diretto sulla liquidità, sulla continuità dei rapporti con clienti e fornitori e, più in generale, sulla stabilità dell’impresa.
Prevenire le controversie attraverso contratti chiari permette di ridurre una parte dei rischi. Quando l’inadempimento si verifica, invece, intervenire tempestivamente consente di preservare maggiori possibilità di tutela e di scegliere la strategia più coerente con gli interessi aziendali.
Redazione contrattuale, assistenza nelle negoziazioni e gestione del contenzioso sono quindi aspetti strettamente collegati. Una corretta tutela giuridica dell’impresa parte dalla capacità di prevedere i problemi prima che emergano e, quando ciò non è possibile, di affrontarli utilizzando gli strumenti più adatti alla situazione concreta.