Qualsiasi tipo di azienda, indipendentemente dalle dimensioni o dalla natura, deve curare la propria comunicazione per essere competitiva sul mercato. Quest’ultima, infatti, risulta essere fondamentale per potersi coordinare con tutte quelle figure che compongono la società o quelle che quotidianamente si interfacciano con l’azienda (o con l’ufficio in caso di libero professionista), si pensi ad esempio ai fornitori, clienti, collaboratori ecc. Inoltre, è necessario ricordare che la comunicazione, al giorno d’oggi, passa soprattutto dal web. Per tale ragione, è utile creare un indirizzo email professionale, che costituisce non solo un ottimo biglietto da visita per la propria attività economica, ma anche un ottimo strumento per poter migliorare l’efficienza della stessa.
Che cosa è un’email professionale e come funziona?
Come spiegato, è fondamentale per le aziende poter fare affidamento su un’email professionale aziendale, con la quale comunicare con i propri interlocutori interni ed esterni. Infatti, gli host generici, utilizzati anche dai privati, hanno alcune caratteristiche incompatibili con le numerose esigenze aziendali. Proprio per questo che sono state create apposite caselle di posta elettronica, dotate di una grande flessibilità e alti livelli di personalizzazione, tese a soddisfare le esigenze delle aziende e dei liberi professionisti. Un indirizzo email professionale è un dominio riconoscibile nell’immediatezza e con abbastanza spazio per conservare tutti i messaggi senza doverli eliminare. Per ottenere un indirizzo email professionale, quindi, è necessario rivolgersi a un apposito provider di hosting, che permette di registrare il dominio, personalizzare le caratteristiche della propria email aziendale e offre, spesso, ulteriori servizi, come quelli di messagistica istantanea, gruppi di lavoro, calendari e rubriche, utili a controllare e coordinare il flusso di lavoro interno e a migliorare la comunicazione fra diversi settori di un’azienda.
L’importanza di un indirizzo email professionale
Sono molteplici i motivi che spingono i liberi professionisti e gli imprenditori a utilizzare una casella di posta elettronica professionale. In estrema sintesi, tali caselle offrono:
- Migliore reputazione aziendale: avere un indirizzo email univoco che identifica l’azienda permette di migliorare la reputazione dell’azienda, migliorandone l’immagine, ed è più facile da memorizzare sia per i clienti che per i potenziali tali. Ciò significa che attraverso queste particolari email è possibile anche rinforzare la posizione della propria attività sul mercato;
- Supporto tempestivo: in genere affidarsi a un provider di hosting professionale per la realizzazione del proprio indirizzo email professionale, permette di ottenere un supporto immediato in caso di problematiche, il che può essere sicuramente un grande aiuto;
- Organizzazione interna: grazie all’automazione di alcuni servizi, come ad esempio l’inserimento automatico delle email moleste nello spam, si può mantenere il servizio di posta elettronica più agevole e veloce, risparmiando tempo e risorse. I servizi aggiuntivi di alcuni hosting, poi, facilitano la comunicazione interna, la divisione e l’organizzazione del lavoro, nonché lo scambio di dati e informazioni;
- Nessuna limitazione: lo spazio di archiviazione di una casella email aziendale si adatta alle esigenze professionali di chi la utilizza, non c’è uno spazio limitato predefinito. Inoltre, le email professionali permettono di inviare e ricevere file di grandi dimensioni senza dover utilizzare piattaforme esterne.
- Livello di sicurezza ottimale: le email professionali aziendali garantiscono un ottimo livello di sicurezza, grazie ai filtri antivirus e antispam, che evitano la ricezione di messaggi indesiderati ed evitano intrusioni da parte di estranei nei dati riguardanti l’azienda e i clienti. Inoltre, molti email professionali utilizzano dei sistemi di crittografia, capaci di rendere sicure le conversazioni da occhi indiscreti.
