Fatturazione elettronica: come funziona e cosa c’è da sapere

Dal primo luglio 2019 è cessato il periodo di tolleranza per adeguarsi all’obbligo della fatturazione elettronica, entrato in azione a partire dal primo gennaio 2019. Chi non si fosse già messo in regola con il nuovo standard rischia pesanti sanzioni, perciò i ritardatari devono correre immediatamente ai ripari. Vediamo come funziona la fatturazione elettronica, come utilizzare i nuovi sistemi di gestione telematica delle ricevute fiscali e quali sono le eccezioni previste.

Che cos’è la fatturazione elettronica

Dal primo gennaio 2019 è scattato l’obbligo della fatturazione elettronica, necessaria sia per i pagamenti nei confronti della Pubblica Amministrazione che nelle operazioni tra privati, chiamando in causa quindi tutte le imprese e i titolari di partita IVA. Si tratta di un sistema digitalizzato che prevede la gestione telematica delle fatture, utilizzando software gestionali privati oppure la piattaforma messa a disposizione dall’Agenzia delle Entrate.

Le normative di legge indicano infatti i criteri che tali sistemi devono rispettare, di fatto lasciando una certa libertà nella scelta da parte dell’operatore. In particolare bisogna avvalersi di programmi digitali, per l’emissione, la comunicazione e la conservazione delle fatture in formato elettronico, abbandonando per sempre l’uso delle ricevute cartacee. Il formato designato è lo XML, un linguaggio piuttosto diffuso utilizzato per diversi servizi online legati ai database.

Come funzionano le fatture elettroniche

La nuova modalità di fatturazione funziona in maniera esclusivamente digitale, attraverso sistemi standardizzati che permettono un maggiore controllo da parte delle autorità. Innanzitutto bisogna dunque compilare la fattura elettronica, avvalendosi di software gestionali che semplificano tale operazione, inserendo tutti i dati richiesti e le informazioni di identificazione, come il codice fiscale, il numero della partita IVA e i riferimenti amministrativi della ricevuta di vendita o acquisto di beni o servizi.

Dopodiché è necessario firmare la fattura tramite strumenti telematici, come la firma digitale, inviando il documento al legittimo destinatario attraverso il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate. Infine è obbligatorio conservare la fattura in formato elettronico, mantenendola per un periodo fino a 10 anni all’interno di appositi archivi, per eventuali controlli e richieste di verifica da parte degli organismi preposti o di controversie.

La conservazione delle fatture digitali è uno degli aspetti più discussi, in quanto si tratta di un procedimento delicato e complesso, soprattutto per grandi quantità di ricevute da archiviare. Ovviamente questa soluzione offre anche dei vantaggi, infatti rispetto al cartaceo permette di abbattere i costi, eliminare il rischio di danneggiamenti, furti e incendi, riducendo sensibilmente le tempistiche d’archiviazione.

Chi deve emettere la fattura elettronica?

Come abbiamo accennato pocanzi, la fatturazione elettronica è obbligatoria dal primo gennaio 2019, perciò devono emettere la fattura digitale tutte le imprese, i lavoratori autonomi e i liberi professionisti titolari di partita IVA, che intrattengono rapporti commerciali con i privati o con la Pubblica Amministrazione. In particolare sono coinvolti tutti i soggetti residenti in Italia, con sede e attività all’interno del nostro Paese.

Tuttavia la normativa prevede una serie di esoneri, riconoscendo delle categorie che non devono rispettare l’obbligo della fattura elettronica. Tra questi ci sono i professionisti che hanno aderito al regime forfettario, come indicato dall’articolo n.1 della legge 190/2014 commi 54 e 89, i soggetti ai quali si applica il regime dei minimi, come previsto dall’articolo n.27 della legge 98/2011 commi 1 e 2, oppure chi si occupa della vendita di beni e servizi nei confronti di persone e società non residenti in Italia.

L’esonero però riguarda soltanto l’emissione, mentre la ricezione delle fatture digitali deve comunque essere registrata, gestita telematicamente tramite software gestionali adeguati ai criteri indicati dalle normative di legge. È bene ricordare che dal primo luglio è terminata la moratoria, il periodo di tolleranza previsto per consentire agli operatori di adeguarsi al nuovo standard, perciò potranno scattare i controlli e le sanzioni da parte dell’Agenzia delle Entrate, con una multa da 250 fino a 2 mila euro.

Come gestire la fatturazione elettronica

Il nuovo modello di gestione digitale delle fatture, imposto dal Governo, mette a disposizione delle possibilità concrete per semplificare il sistema di emissione e ricezione delle ricevute fiscali. Adottando un software gestionale è possibile abbattere i tempi necessari alla compilazione, all’invio e all’archiviazione delle fatture elettroniche, risparmiando tempo e denaro da dedicare alla propria azienda.

Sul mercato si possono trovare diverse società in grado di offrire programmi appositi, con tariffe e tecnologie differenti. L’importante è scegliere un software in regola con le normative di legge, facile da usare e dotato di un’interfaccia grafica semplice e intuitiva, con costi in linea con le esigenze aziendali legate alla propria attività.

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