Smart working: come implementarlo in modo corretto

La pandemia di Covid-19 sta trasformando in maniera profonda la nostra società, con ricadute consistenti nell’ambito lavorativo. Le imprese hanno dovuto fare i conti con l’emergenza sanitaria, passando in pochissimi giorni a modelli di lavoro a distanza come lo smart working. Questa modalità è diversa dal telelavoro, infatti prevede l’adozione di un sistema ibrido, con sedi e strumenti che possono mudare a seconda della situazione.

In particolare lo smart working non richiede una postazione fissa (ad esempio la casa del dipendente che lavora con il proprio pc seguendo sempre gli stessi orari), ma può essere svolto in azienda, da casa o in trasferta. Il punto centrale è l’utilizzo di tecnologie innovative per la gestione digitale del lavoro, con l’implementazione di piattaforme telematiche, applicazioni e software che consentono ai vari team di interfacciarsi tra loro.

Ovviamente si tratta in molti casi di una sfida, in quanto è necessario creazione un sistema efficiente e soprattutto a norma, adeguato alle disposizioni di legge. In questa guida vedremo come attivare correttamente lo smart working, con alcuni metodi e strumenti utili per rispettare i diritti dei propri dipendenti, mantenere un’elevata produttività e seguire le indicazioni normative sul Lavoro Agile.

Come rispettare le regole GDPR per lo smart working

Una delle difficoltà maggiori, per passare dal sistema classico alla modalità di lavoro a distanza, è adottare un modello di smart working in regola con il GDPR, un passaggio piuttosto delicato per il quale è possibile richiedere la consulenza di aziende specializzate come Privacylab. Gli aspetti da valutare, infatti, sono numerosi, come richiesto dal regolamento europeo per la protezione dei dati e la tutela della privacy (GDPR).

Le criticità sono molteplici, dalla sicurezza delle connessioni utilizzate dai dipendenti alla gestione dei dati dei clienti, non sottovalutando la necessità di fornire dispositivi elettronici di uso esclusivo da parte dei collaboratori. Allo stesso modo è indispensabile creare delle reti private VPN, affinché sia possibile proteggere l’accesso al web da parte dei lavoratori, riducendo il rischio di malware, virus e attacchi hacker.

Servono regole chiare e una progettazione efficace di tutta la nuova struttura aziendale, per avere una mappatura completa di ogni strumento adoperato e attività svolta. Ad esempio è essenziale un documento informativo per i dipendenti, stabilire regole precise per il trattamento dei dati, l’analisi dei rischi di ogni processo e l’implementazione di misure di sicurezza adeguate.

Come attivare lo smart working in modo corretto

Le imprese che vogliono o devono passare a un modello aziendale di smart working o Lavoro Agile, sono soggette alla procedura semplificata come previsto dalla legge 81/2017. In particolare è fondamentale informare correttamente i dipendenti, mettendoli a conoscenza dell’entrata in funzione della nuova modalità lavorativa, con precisi riferimenti alle disposizioni di legge e date precise sull’inizio di tale opzione.

Lo stesso lavoratore deve produrre un’autocertificazione, un documento con il quale viene ufficializzato in nuovo rapporto di lavoro tra l’azienda e il dipendente e la durata del servizio. Infine il datore di lavoro deve produrre l’informativa, da inviare ad ogni collaboratore in modalità telematica, la quale deve essere in regola con il regolamento GDPR e presentare tutti gli aspetti da seguire per lo smart working.

L’accordo può essere firmato dal legale rappresentativo dei lavoratori, in quanto durante il periodo di emergenza sanitaria è stato sospeso l’obbligo di un accordo scritto e registrato presso le autorità di riferimento. Rimane invece la necessità di mandare una comunicazione al Ministero del Lavoro, da effettuare tramite il sito web ufficiale clicklavoro.gov.it.

Con l’ultimo Dpcm del 19 maggio 2020, conosciuto come Decreto Rilancio, il governo ha ribadito nell’articolo 90 l’obbligo di effettuare la segnalazione dei dipendenti in smart working, indicando le date di inizio e di cessazione della modalità di lavoro a distanza. Le imprese potranno inoltre ricorrere a tale opzione fino al 31 dicembre 2020, con il diritto per i lavoratori con un figlio di meno di 14 anni di richiedere il lavoro da remoto.

Smart working: rischi e opportunità per le imprese

Lo smart working offre sicuramente molte opportunità alle aziende, infatti si tratta di un sistema già ampiamente adottato in diversi paesi del mondo. Il lavoro agile, da non confondere con il telelavoro il quale è inquadrato in un altro istituto giuridico, è senza dubbio un modello flessibile, moderno e in grado di integrarsi in una struttura ibrida, con la quale avere attività svolte in diverse sedi e in modo sia presenziale che telematico.

Allo stesso tempo bisogna fare i conti con alcune problematiche, tra cui un nuovo modello organizzativo, regole adeguate per la tutela della privacy e una protezione elevata contro i rischi informatici. Per questo motivo è importante rivolgersi a dei professionisti, dei consulenti esperti in grado di fornire tutto l’appoggio necessario, per adattare la propria strategia aziendale ai canoni dello smart working e alle normative di legge.

Redazione

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